スプレッドシートでチェックリストを作成してToDo管理

Googleスプレッドシートで使える便利な機能を紹介しています。
今回は、スプレッドシートでチェックリストを作成して、簡単なToDo管理をすることができる、チェックボックスの便利な使い方を紹介します。

スプレッドシートのチェックボックス機能

スプレッドシートにチェックボックスを追加して、Todo管理を行うことができます。
ある業務で、取引先に対して、以下のようにメールや資料を送付する必要があるリストがあるとします。

スプレッドシートのTodoリスト

このリストのA列にチェックボックスを追加して、送付が完了したらチェックを付けられるようにします。

チェックボックスを追加するには、追加したいセルを選択して、
挿入メニュー ⇒ チェックボックス
を選択します。

スプレッドシートのチェックボックス

A1セルを選択してチェックボックスを追加すると、以下のようにチェックボックスが表示されます。

チェックボックス追加

チェックボックスを追加後は、セルのコピーアンドペーストで、他のセルにも同様に追加できます。

チェックボックスを他のセルにコピー

チェックボックスはチェックを付けると、以下のようになります。

チェックボックスにチェックを入れる

このようにチェックボックスを利用し、チェックリストを作成することで、ToDo管理としてスプレッドシートを利用できます。

リストから、完了のみ、未完了のみの条件でToDoを表示する

スプレッドシートでチェックボックスを利用することでToDo管理を行えるようになりましたが、今回のようにチェックリストの対象が多いと、どのくらい完了して、どのくらい未完了なのかが分かりにくいです。

全てが表示されているリストから、以下のように条件に合うToDoのみを表示するようにしてみます。

  • 完了しているもの
  • 未完了のもの

以下のようにチェックしている状態とします。

チェックボックスにチェックを入れる

新しいシートを作成して、上記のリストから、完了しているものを以下のように表示します。

チェックを付けているもののみ表示

逆に未完了のもののみ表示すると、以下のようになります。

チェックが付いていないもののみ表示

QUERY関数を使用して、リストからチェックボックスの状態を条件にデータを抽出する

ここで使用しているのはQUERY関数で、完了しているもののみ表示する場合は、A1セルが以下のようになっています。

=QUERY('リスト'!A:C,"select B,C where A=true")

チェックリストを定義したシートの名前を「リスト」としています。

ここでポイントになるのが、whereで指定している
A=true
です。

スプレッドシートのチェックボックスは、

  • チェックが付いているとtrue
  • チェックが付いていないとfalse

という値になっています。
リストの値を見てみると、以下のようになっています。

チェックが付いているとtrue
チェックが付いているとtrue
チェックが付いていないとfalse
チェックが付いていないとfalse

そのため、QUERY関数で”where A=true”とすることで、チェックが付いているもののみ抽出することができます。

逆に未完了のもののみ抽出したい場合は、以下のように条件にfalseを指定します。

=QUERY('リスト'!A:C,"select B,C where A=false")

スプレッドシートのチェックボックスを利用することで簡単なTodo管理ができる

スプレッドシートのチェックボックスを利用した、チェックリストの作成方法を紹介しました。

チェックボックスの利用と、今回紹介したようにQUERY関数など、様々な関数と組み合わせて使うと、自分なりにカスタマイズしてToDo管理ができると思います。

ToDo管理のためのツールなどを使うことなく、スプレッドシートで完結できるので、自分に合ったToDo管理の方法を、ぜひ試してみてください。